Séminaire d’entreprise en Provence : comment organiser les transferts de vos collaborateurs ?

Anticiper l’arrivée des participants

Les collaborateurs d’une même entreprise n’arrivent pas nécessairement ensemble. Certains atterrissent à l’Aéroport Marseille Provence (MRS), d’autres arrivent en TGV à Aix-en-Provence TGV ou à Marseille Saint-Charles, parfois à plusieurs heures d’intervalle.

Pour l’organisateur, l’enjeu consiste à coordonner les différentes arrivées et à acheminer chaque participant vers son hôtel ou directement vers le lieu du séminaire. E-MOTION organise des transferts privés depuis les principaux points d’arrivée de la région et adapte le véhicule au nombre de passagers et aux bagages.

Gare TGV Aix-en-Provence

Un point d’arrivée majeur pour les participants venant notamment de Paris, Lyon et d’autres grandes villes.

Aéroport Marseille Provence

Accueil à l’aéroport et transfert privé vers Aix-en-Provence, Marseille, les hôtels et lieux de séminaire.

Aix-en-Provence et Marseille : de nombreux lieux pour les événements professionnels

La métropole Aix-Marseille Provence dispose d’une offre particulièrement variée pour organiser un événement professionnel. À Aix-en-Provence, les entreprises peuvent notamment se réunir au Centre de Congrès ou choisir des hôtels et domaines disposant d’espaces adaptés aux réunions, séminaires et événements.

À Marseille, des sites tels que Marseille Chanot, le Palais du Pharo ou le World Trade Center Marseille Provence permettent d’accueillir aussi bien une réunion professionnelle qu’un congrès ou une convention de plus grande ampleur. De nombreux hôtels disposent également de salles permettant de réunir hébergement, restauration et espaces de travail sur un même site.

Organiser les déplacements pendant le séminaire

Le transfert d’arrivée n’est souvent que la première étape. Un programme professionnel peut nécessiter plusieurs déplacements au cours d’une même journée :

Une mise à disposition avec chauffeur permet de conserver le même véhicule pendant plusieurs heures et d’adapter les déplacements au déroulement réel de la journée. Pour plusieurs participants, différents véhicules peuvent être coordonnés afin d’assurer les transferts simultanément ou à des horaires différents.

Berline, SUV ou van : adapter le véhicule au groupe

Pour les événements nécessitant davantage de véhicules, E-MOTION peut également coordonner plusieurs chauffeurs partenaires.

Une logistique centralisée pour l’organisateur

Pour une entreprise ou une agence événementielle, l’intérêt d’une organisation centralisée est de ne pas avoir à gérer séparément chaque chauffeur et chaque transfert. Horaires d’arrivée, numéros de vols ou de trains, hôtels, lieux de réunion, restaurants et horaires de retour peuvent être regroupés dans un même planning de transport.

Le programme peut ensuite évoluer en fonction des retards, des changements d’horaires ou du déroulement de l’événement.

Et après les réunions ?

Un séminaire en Provence est aussi l’occasion de faire découvrir la région aux participants. Depuis Aix-en-Provence ou Marseille, il est possible d’organiser une soirée, un dîner ou une activité dans les environs : Sainte-Victoire, Cassis, domaines viticoles, Luberon ou villages provençaux.

Le transport devient alors une partie intégrante de l’expérience proposée aux collaborateurs.